Тема 1.9.  Обработка поступивших и отправляемых конфиденциальных документов

     Обработка и хранение конфиденциальных документов на различных стадиях их движения схожа с технологией обработки открытых документов, однако между ними наблюдаются некоторые различия. Так, технологическая система обработки и хранения открытых документов (делопроизводственная, автоматизированная или смешанная) предназначена для решения задач в одной сфере - документационного обеспечения управления.

     В свою очередь, технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов решает задачи не только в указанной сфере, но и в сфере защиты информации конфиденциальных документов при работе с ними персонала. К этим задачам можно отнести следующие:

  • предупреждение несанкционированного доступа любого лица к документу, его частям, вариантам, черновикам, копиям;

  • обеспечение физической сохранности документов и носителей конфиденциальной информации;

  • обеспечение сохранности тайны фирмы, ценной информации, содержащейся в документах.

    Кроме того, технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов распространяется не только на управленческую (деловую) документацию, но и на конфиденциальные конструкторские, технологические, научно-технические и другие подобные документы, документированную информацию, записанную на различных технических носителях.       Защита технических носителей конфиденциальной информации (машиночитаемых документов) имеет важное значение особенно на внемашинных стадиях их обработки и хранения. Именно на этих стадиях велика вероятность утраты носителя, его копирования или уничтожения, подмены и фальсификации.

     Обработка и хранение конфиденциальных документов на различных стадиях их движения имеет свои особенности.

    На стадии обработки поступающих и отправляемых конфиденциальных документов, решаются следующие задачи защиты информации и ее носителей:

  • не допустить попадания в данную фирму конфиденциальных документов других фирм и организаций;

  • убедиться, что конверты, пакеты с конфиденциальными документами не открывались на пути прохождения от отправителя до адресата;

  • предотвратить утрату документов после вскрытия пакета;

  • исключить возможность ознакомления технических работников фирмы с конфиденциальными документами;

  • исключить возможность ознакомления любых работников фирмы с конфиденциальными документами, имеющими пометку «Лично»;

  • не допустить утерю документов и их частей за счет неполного
    изъятия их из конвертов;

  • убедиться в комплектности документа, наличии всех листов, экземпляров и иных частей, отсутствии факта подмены документа. Пакеты, конверты, содержащие конфиденциальные документы, поступающие с почтового отделения связи (ценные, заказные и простые отправления), от курьеров учреждений и фирм, от посетителей. Эти документы могут также приходить по факсимильном связи, электронной почте, по телеграфной и телетайпной связи.

   Трудность выделения конфиденциальных документов из общего потока корреспонденции состоит в том, что на пакетах, конвертах и часто на самих документах не ставится гриф конфиденциальности. Объясняется это не только сугубо индивидуальным подходом к присвоению информации статуса конфиденциальной, но и нежеланием отправителя обращать внимание посторонних лиц на гриф ограничения доступа.

  Учитывая эту особенность, открытия документов, предварительное рассмотрение и распределение всей корреспонденции, которая поступает, выполняется квалифицированным сотрудником службы конфиденциальной документации фирмы, который хорошо знает структуру фирмы, функции структурных подразделений и сотрудников, состав конфиденциальной информации Документы, поступающие по линиям факсимильной связи, также просматриваются этим сотрудником с целью определения возможной их конфиденциальности.

    Сотрудник открывает все пакеты, конверты, бандероли (кроме тех, что имеют пометку «Лично»), проверяет правильность адресования и комплектность документов. Документы, которые поступили, он распределяет на две группы: имеющие гриф или какую-либо отметку ограничения доступа и не имеющие такой отметки.

  Документы не имеющие отметку ограничения доступа сравнивается с перечнем документов фирмы, отнесенных к категории конфиденциальных. Подобный перечень регулярно корректируется в соответствии с изменениями в деятельности фирмы, возникновением новых видов работы, составленными прогнозами и планами. Если совпадает наименование или тема документа, который поступил с одной из позиций перечня, на документе проставляется гриф ограничения доступа необходимого уровня конфиденциальности. Одновременно ставится срок действия грифа и условия его снятия, указанные в перечне.

     Если документ поступил с грифом ограничения доступа, то этот гриф не может быть снят даже в случае, когда данный документ не входит в указанный выше перечень. Гриф может быть изменен только в сторону повышения уровня конфиденциальности, потому что фирма обязана защищать не только свои секреты, но и секреты всех юридических и физических лиц, установивших контакт с данной фирмой.

    Все конфиденциальные документы, поступившие принадлежат немедленному учету. Документы, не отнесенные к разряду конфиденциальных, повторно внимательно рассматриваются и передаются сотруднику, занятому обработкой и хранением открытых документов.

     В процессе обработки конфиденциальных отсылаемых документов решаются следующие задачи защиты информации и ее носителей:

  • исключить возможность тайного открытия пакета и несанкционированного ознакомления с документами в процессе их пересылки (передачи) адресату, подмены документов и листов;

  • ограничить возможность утери, кражи или подмены пакета с конфиденциальным документом;

  • подтвердить факт отправки документа и правильность оформления этого факта в учетных формах;

  • исключить ошибочную отправку документа, пакета другому адресату, безосновательную рассылку документов ряду адресатов.

  Конвертирование и отправка конфиденциальных документов осуществляется сотрудником службы конфиденциальной документации фирмы. Отправка документов лично исполнителями не допускается.

   Разрешением на отправку исходящего конфиденциального документа является подписанное первым руководителем фирмы сопроводительное письмо к документу или разрешительная запись, сделанная лично руководителем в учетной карточке, если документ отправляется без сопроводительного письма.

     Во время пересылки конфиденциальных документов по почте или по каналам факсимильной или другой оперативной связи текст документа шифруется.

    Конфиденциальные документы запаковываются в два пакета, т. е. производится их двойное пакетирование. На внутреннем пакете указываются: гриф конфиденциальности, фамилия лица, которому документ адресуется, номера вложенных документов, при необходимости ставится пометка «Лично». Внутренний пакет опечатывается бумажными наклейками, на которых ставится печать «Для пакетов или печать службы конфиденциальной документации фирмы. Внешний пакет оформляется в соответствии с Почтовыми правилами, указанные выше сведения на него не выносятся.

     Пакеты с конфиденциальными документами пересылаются ценными отправлениями. Передача их в почтовое отделение фиксируется в почтовом реестре, копия которого с почтовым штемпелем подшивается в соответствующем деле.

Чаще всего пакеты: с конфиденциальными документами передаются адресатам курьерами (нарочным) фирмы. В этом случае двойное преобразование, как правило, не применяется. Все необходимые отметки делаются на одном светонепроницаемом пакете, который опечатывается.

   Передача документов курьером фиксируется, в разносной книге или реестре, расписке.

   Следовательно, обработка конфиденциальных документов, поступивших и отправляемых связана с выполнением ряда дополнительных процедур и отличается усложненной технологией, которая позволяет решить не только чисто экспедиционные задачи, но и задачи защиты информации и носителя от возможного несанкционированного доступа.

Список источников:

  1. Артемов А. Информационная безопасность. Курс лекций.

  2. Делопроизводство: Защита конфиденциальных документов от несанкционированного доступа [Электронный ресурс]. - Режим доступа : http://libraryno.ru/deloproizvodstvostepnova/ 

НАПИШИТЕ МНЕ

© 2016 Панфилова Т.Б.